Google Chat – klíč k efektivní týmové spolupráci
Toto je záznam z webináře DigiKáva s Google Certified Trainers for Technology & Tools Markétou Ubíkovou a Ondřejem Krupou (MeetCloud): Google Chat klíč k efektivní týmové spolupráci, který proběhl 10. dubna 2024.
Markéta a Ondřej jsou součástí platformy MeetCloud, která provádí firmy, neziskové organizace a instituce veřejné správy digitální transformací.
Pomůžeme i vám. Stačí se ozvat a domluvíme si schůzku nebo online setkání.
Díky záznamu z webináře se naučíte:
- Jak zefektivnit komunikaci ve vašem týmu
- Jak správně používat funkce Google Chatu
- Jak sdílet soubory a spolupracovat na projektech
- Jak ušetřit čas a zvýšit produktivitu
PROČ GOOGLE CHAT GOOGLE WORKSPACE?
Je pevnou součástí Workspace, nemusíte instalovat žádné další aplikace, jednoduše je aplikace dostupná všem, kterým chcete, aby byla dostupná (ano admin může aplikace ve Workspace pro uživatele zapínat/vypínat dle libosti) data uživatelů jsou ve Vaší platformě, navíc pomocí integrací google Chat Vaše Workspace data “vidí například kalendáře, disk a úkoly”, data z chatu neopustí firemní platformu, nejdou vývojářům “třetích stran” kterým data posílate a často je měníte za free použití jejich služby/aplikace/integrace
Google Chat je moderní, e-mail je pro nový druh práce OUT práce se často odvádí v různých instantních chat platformách typu Whatsapp, FB Messenger Telegram, ale i když některé umožňují založit placené firemní účty, přesto se jedná o oddělenou aplikaci mimi Vaši správu. Pokud je používáte free je to zcela špatně, data, soubory know-how dávate poskytovaném služby = měnite používaní zdarma za svá data.
BEZPEČNOST
Firemní data a komunikace na free účet nepatří, kromě toho, že data nejsou Vaše, je zde reálné riziko ztráty účtu. Zablokované free účty (z důvodu porušení smluvních podmínek služby) nelze v praxi obnovit.
Google Chat může být onen “podnikový” oficiální kanál, který bude pevným bodem ve směsici různých jiných komunikačních platforem. Předejte tím rozdrobení firemní komunikace napříč ekosystémy, které nemusí být bezpečným místem pro vaše zprávy a soubory.
Prostory můžete uvnitř organizace “schovat” nikdo je poté “nevyhledá” toto se může hodit pro určité scénáře, kdy v organizaci automaticky sdílet informace o prostorech, ale některé nechcete sdílet resp. dávat vědět uživatelům, že existují.
Google Chat můžete chránit před neoprávněným přístupem cizích účtů a jen oprávněné osoby určí kdo v Chatu respektive prostoru bude. Komunikace tak zůstává v organizaci.
Google Chat ve Workspace má dostupná nastavení, které Google Chat na volné dostupném Google účtu zcela postrádá, jsou jimi kromě nastavení administrátora také nastavení dostupná přímo správci prostoru, zmínil bych:
- kdo může spravovat členy a skupinu,
- kdo může přidat další členy do skupiny,
- kdo může instalovat aplikace a doplňky,
- kdo může ovládat historii chatu (nové zprávy se po 24 hod, smažou),
- v neposlední řadě kdo může upravit podrobnosti o prostoru.
VAŠE DATA JSOU VAŠE
Google Chat umožňuje aby externí Google identity vytvářeli obsah, který je poté součástí chatu tzn. že nemusí mít e-mail účty u Vás ale mohou jako hosté velice jednoduše pracovat ve Vašem prostředí a komunikovat s členy týmu.
Tím, že jsou data v platformě Workspace – jsou Vaše, to co v ní sdílíte, píšete nebo tvořte zůstává ve Workspace pokud je prostor založen v něm.
Google Chat je provázán na Google účty – identity Vašeho Workspace, tzn., že organizace má kontrolu nad daty i po odchodu nad daty, zaměstnanec si je tzv. neodnáší a historie jeho komunikace zůstává v organizaci
Ve Workspace lze nastavit, že komunikace vždy zůstane v organizaci, do chatu nebo prostoru můžete zakázat přidat externí účty z cizí domény nebo naopak konkrétní domény povolit. Toto nastavení nezmění ani správce prostoru, pokud to budete, jako admin chtít. To Vám dává, z pozice administrátora / majitele dat další kontrolu nad daty ještě z pozice nad správci prostoru.
